PERSÓNUVERNDARSTEFNA

Tilgangur

Tilgangur þessarar persónuverndarstefnu er að gera grein fyrir vinnslu persónuupplýsinga hjá Lífstíð ehf., kt. 410217-1120 (hér eftir „Lífstíð“ eða „félagið“); þar á meðal hvaða upplýsingum er safnað, hvernig og í hvaða tilgangi þær eru notaðar og hvaða réttindi einstaklingurinn hefur í þeim tilgangi að tryggja sanngjarna og gagnsæja vinnslu í samræmi við gildandi persónuverndarlög.

Lífstíð er vátryggingaumboðsmaður í skilningi laga um dreifingu vátrygginga nr. 62/2019. Tilgangur félagsins er dreifing vátrygginga fyrir hönd TM tryggingar hf. og er skráð á heimasíðu TM og hjá FME í samræmi við lögin. Lífstíð starfar sem vinnsluaðili fyrir TM og eftir því sem við á bæði sem ábyrgðaraðili og vinnsluaðili gagnvart starfsfólki sínu og söluráðgjöfum.

Persónuverndarstefna þessi er liður í að tryggja að vinnsla persónuupplýsinga hjá Lífstíð sé í samræmi við ákvæði laga og reglna um persónuvernd og þá einkum lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónupplýsinga sem byggir á almennu persónureglugerð Evrópuþingsins og Ráðsins nr. 2016/679 frá 27. apríl 2016 um vernd einstaklinga í tengslum við vinnslu persónuupplýsinga og um frjálsa miðlun slíkra upplýsinga, skammstafað GDPR.

Samskiptaupplýsingar

Fyrirspurnum og erindum vegna persónuverndar og meðferð persónuupplýsinga er m.a. unnt að koma á framfæri bréfleiðis:

Lífstíð ehf.

B.t. Olafs Forberg
Hlíðasmára 17.
201, Kópavogi
eða með tölvupósti á: olaf@lifstid.is

Vefur Lífstíðar – lifstid.is

Þegar þú notar vef Lífstíðar – lifstid.is verða til upplýsingar um heimsóknina en vefurinn safnar ekki sjálfkrafa neinum persónurekjanlegum gögnum um notkun eða notendur.

Vefsíða Lífstíðar:

notast ekki við vefkökur eða vefmælingar.
getur innihaldið tengla á aðrar vefsíður og ber Lífstíð ekki ábyrgð á efni þeirra eða öryggi notenda þegar farið er af vefsvæði Lífstíðar. Að auki ber Lífstíð enga ábyrgð á efni vefsíðna sem eru með tengla sem vísa á vefsíður Lífstíðar.

Með hvaða persónuupplýsingar og flokka skráðra er unnið með hverju sinni og í hvaða tilgangi

a) Tilboð í vátryggingu

Með vísan í lög um vátryggingasamninga nr. 30/2004 ber Lífstíð að þarfagreina og veita ráðgjöf um réttar vátryggingar miðað við þarfir og fjölskylduhagi vænts vátryggingataka hverju sinni.

Í þeim tilgangi að geta tekið ákvörðun um tilboðsgerð og gera tilboð í vátryggingu er vinnsla persónuupplýsinga nauðsynleg. Um lögmæti vinnslunar má vísa í 2. og 6. tölulið 9 gr. laga um persónuvernd.

b) Flokkar hinna skráðu

Í starfsemi Lífstíðar fer fram vinnsla persónuupplýsinga gangnvart þeim einstaklingum sem flokka má í:

væntan vátryggingartaka, þann einstakling sem óskar eftir tilboði í vátryggingu eða Lífstíð vill gera honum tilboð um vátryggingar,
vátryggingartaka, þann einstakling sem gerir einstaklingsbundinn samning eða hópvátryggingarsamning við TM fyrir milligöngu Lífstíðar,
maka og börn vátryggingartaka eða vænts vátryggingartaka,
vátryggðan í skaðatryggingum, þann einstakling sem samkvæmt vátryggingasamningi á rétt á að krefja um bætur; í ábyrgðatryggingum er hinn vátryggði sá sem nýtur vátryggingaverndar á skaðabótaskyldri háttsemi sinni,
vátryggða í persónutryggingum, þann einstakling hvers lífs eða heilsu vátryggingin tekur til,
rétthafa, þann einstakling sem vátryggingartaki tilgreinir í vátryggingasamningi um persónutryggingu og á rétt til að fá vátryggingarfjárhæðina greidda eftir að vátryggingaratburður hefur orðið,
greiðanda iðgjalds, þann einstakling sem greiðir iðgjald vátryggingar og
kvartanda, þann einstakling sem gerir athugasemd gagnvart vinnubrögðum Lífstíðar. Lífstíð tekur mið af reglum um eðlilega og heilbrigða viðskiptahætti vátryggingafélaga nr. 673/2017.

Hver og einn getur fallið í einn eða fleiri þessara flokka allt eftir atvikum og aðstæðum hverju sinni eins og nánar verður gerð grein fyrir hér á eftir. Komi einstaklingur fram fyrir hönd annars einstaklings eða lögaðila á grundvelli umboðs eða annarra lögmætra heimildar til milligöngu í samskiptum við Lífstíð kunna auðkennis- og samskiptaupplýsingar um þann einstakling að verða skráðar.

c) Hvaða persónuupplýsingar er unnið með

Þær persónuupplýsingar sem aflað er og eru notaðar í þessu skyni eru:

auðkennisupplýsingar (nafn og kennitala) til að geta gert tilboð,
samskiptaupplýsingar (heimilisfang, símanúmer, tölvupóstfang) til að geta átt samskipti við þá sem tilboðið snýr að,
fjölskylduupplýsingar (hjúskaparstaða, fjöldi barna og aldur þeirra) til að geta gert tilboð og
vátryggðir hagsmunir (upplýsingar um þá hagsmuni sem njóta eiga vátryggingaverndar, s.s. um lausafé, fasteignir, verð, eiginleika o.þ.h.) til að geta gert tilboð.

d) Hjá hverjum er upplýsinga aflað og miðlað

Upplýsinga er aflað hjá þeim sem Lífstíð er í samskiptum við vegna tilboðsgerðarinnar og veiti sá persónuupplýsingar um aðra sem tengjast fyrirhugaðri vátryggingu þá gerir Lífstíð ráð fyrir því að hann hafi leyfi til þess. Þetta á einkum við um samskiptaupplýsingar og upplýsingar um vátryggða hagsmuni. Í öllum tilvikum er stuðst við upplýsingakerfi TM í gegnum vinnslusamning/þjónustusamning við TM. Upplýsingakerfið byggir m.a. á upplýsingum úr þjóðskrá til að staðreyna nafn, kennitölu og heimilisfang en einnig opinberri fasteignaskrá og ökutækjaskrá þegar tilboð felur í sér vátryggingar á fasteign eða ökutæki þar sem nauðsynlegar og áreiðanlegustu upplýsingar er að finna um þessi verðmæti.

Sérstaklega um persónutryggingar

Þegar um er að ræða dreifingu á persónutryggingum (s.s. líf- og sjúkdómatryggingar) er við gerð umsókna aflað upplýsinga hjá vátryggðum m.a. um:

líkamleg einkenni (hæð og þyngd),
hegðun (notkun áfengis, tóbaks, lyfja og ástundun áhættuíþrótta),
heilsufarssögu (líkamlegt ástand, sjúkdóms- og slysasögu),
fjölskylduheilsufarssögu (upplýsingar um tiltekna sjúkdóma nánustu ættingja),
persónutryggingasögu (upplýsingar um líf- og sjúkdómatryggingasögu hjá vátryggingafélögum) og
Greiðslumáta og tilhögun.

Til að þarfagreina umsóknaraðila persónutrygginga í samræmi við lög og reglur er aflað eftirfarandi upplýsinga hjá vátryggðum:

laun
starfsheiti
starfsaldur
hlutfall í lífeyrissjóð
inneign í séreignarsjóði
innborgunarhlutfall í séreignarsjóð
Lífeyrisjóð
stéttarfélag (réttindi)
Reykir eða ekki
Skuldastaða

Stuðst er m.a. við þarfagreiningarforritið Launvernd-TM

e) Söfnunarlíftrygging

Í söfnunarlíftryggingu, þar sem hluti iðgjalds rennur til fjárfestinga samkvæmt ávöxtunarleiðum sem vátryggingartaki velur, er framkvæmd áreiðanleikakönnun í samræmi við lög um peningaþvætti og fjármögnun hryðjuverka nr. 64/2006 og reglugerð nr. 1240/2015 um framkvæmd áreiðanleikakannana vegna upplýsingaöflunar á sviði skattamála. Er í þeim tilgangi aflað upplýsinga um ríkisfang, tilgang viðskipta, uppruna fjármagns og raunverulegan eiganda fjármuna. Tekin er mynd af vegabréfi /ökutækjaskírteini til að staðfesta deili á viðkomandi með ótvíræðum hætti.

Markaðsstarfsemi

Í þeim tilgangi að afla nýrra eða aukinna viðskipta á Lífstíð í samskiptum við viðskiptavini TM og einstaklinga sem TM vill fá í viðskipti. Til þess að svo megi vera fer fram vinnsla persónuupplýsinga en um lögmæti hennar vísast til 2. og 6. töluliðar 9 gr. laga um persónuvernd.

a) Flokkar hinnar skráðu

Þeir einstaklingar sem vinnsla persónuupplýsinga fer fram gangvart eru væntur vátryggingartaki, maki hans og börn.

b) Hverra persónuupplýsinga er aflað og í hvaða tilgangi

Þær persónuupplýsingar sem aflað er og eru notaðar í þessu skyni eru:

auðkennisupplýsingar (nafn og kennitala) til að geta átt samskipti og gert tilboð,
samskiptaupplýsingar (heimilisfang og símanúmer) til að geta átt samskipti og gert tilboð,
fjölskylduupplýsingar (hjúskaparstaða vænts vátryggingartaka, fjöldi barna og aldur þeirra) til að geta boðið viðeigandi tryggingar og gert tilboð og
núverandi tryggingar hjá viðskiptavini TM til að uppfæra tryggingar í samræmi við þarfagreiningu og hugsanlega breyttar aðstæður frá töku trygginga.

c) Frá hverjum er upplýsinga aflað

Markhópalistar koma frá TM til Lífstíðar í gegnum vinnslusamning / þjónustusamning á milli félaganna

Aðgangur Lífstíðar að upplýsingakerfi TM í gegnum vinnslusamning / þjónustusamning á milli félaganna

Hljóðupptökur símtala

Símtöl þeirra starfsmanna og söluráðgjafa sem aðallega eru í samskiptum við viðskiptavini eða tilvonandi viðskiptavini geta verið hljóðrituð í þeim tilgangi að sannreyna munnleg samskipti símleiðis (s.s. viðskiptafyrirmæli, upplýsingaskyldu við dreifingu vátrygginga o.fl.), en um lögmæti vísast til 2. og 6. töluliðar 9. gr. laga um persónuvernd.

Miðlun og viðtakendur persónupplýsinga

Viðtakendur persónuupplýsinga eru TM, þjónustuveitendur, starfsfólk og söluráðgjafar Lífstíðar að því marki sem nauðsynlegt er til að framfylgja samningsskyldum félagsins við einstaklinga og gæta öryggis gagna. Í þessu skyni eru gerðir vinnslusamningar við viðkomandi aðila í samræmi við persónuverndarlögin.

Varðveislutími

Persónuupplýsingar eru varðveittar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang hverrar vinnslu og lög mæla fyrir um. Sem dæmi þarf að varðveita bókhaldsgögn í 7 ár skv. bókhaldslögum. Varðveislutími kann því að vera breytilegur.

Öryggi

Lífstíð hefur gert viðeigandi ráðstafanir til að tryggja fyllsta öryggi og vernd persónuupplýsinga einstaklinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það m.a. í sér öryggisvörslu að starfsstöð félagsins og stýringu aðgengis starfsmanna og annarra að kerfum eða skjölum sem hafa að geyma persónuupplýsingar. þá er gengið úr skugga um að þjónustuaðilar sem hafa aðgang að persónuupplýsingum og hýsa gagnagrunninn hafi gert viðeigandi verndarráðstafanir til að tryggja öryggi persónuupplýsinga.

Réttindi þín

Einstaklingar njóta ákveðinna réttinda skv. persónuverndarlögunum í tengslum við vinnslu Lífstíðar á persónuupplýsingum um viðkomandi. Einstaklingar hafa rétt á að óska eftir að fá gögn um sig afhent hvenær sem er. Aðgangur einstaklinga að gögnum getur þó verið takmarkaður vegna persónuverndar annarra einstaklinga. Þá á einstaklingur ávallt rétt á því að fá rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar um sig leiðréttar sem og að takmarka og andmæla vinnslu persónuupplýsinga. Auk þess hefur einstaklingur rétt til að flytja upplýsingarnar sínar og/eða láta eyða þeim.

Einstaklingur hefur ávallt rétt til að kvarta undan meðferð Lífstíðar á persónuupplýsingum hans til Persónuverndar en nánari upplýsingar um stofnunina má finna á

www.personuvernd.is

Breytingar á persónuverndarstefnu

Persónuverndarstefna þessi verður uppfærð ef breytingar á meðferð persónuupplýsinga hjá Lífstíð eiga sér stað þannig að stefnan endurspegli sem best meðferð persónuupplýsinga hjá Lífstíð hverju sinni.

Persónuverndarstefna Lífstíðar útgáfa 2., 14. október 2021